A medida que las empresas se esfuerzan por proteger a los empleados de la propagación del coronavirus con restricciones de viaje, las reuniones virtuales serán la norma por un tiempo, aquí hay algunos pasos para aprovecharlo al máximo.
1. Usa video. Para que las personas se sientan como si estuvieran en la «misma» sala y ser parte de la junta.
2. Pruebe la tecnología con anticipación. Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben probar la tecnología y asegurarse de que se sientan cómodos con todas las funciones.
3. Asegúrate de que las caras sean visibles. Pídeles a las personas que se sienten cerca de su cámara para ayudar a recrear la intimidad de una reunión en persona.
4. Apégate a lo básico de la reunión. Establezca objetivos claros, use una agenda, establezca las reglas básicas de la reunión y describa claramente a los pasos a seguir.
5. Reduzca la duración de la presentación. Priorice la conversación para maximizar el tiempo que las personas están en la reunión.
6. Use una actividad como icebreaker. Es importante utilizar todas las herramientas para reforzar las relaciones interpersonales cuando las personas pueden sentirse aisladas.
7. Asignar un facilitador. Por lo general, es más difícil administrar una discusión virtual que una discusión en persona, un facilitador es de gran ayuda.
8. Solicite participación. Recomendamos llamar periódicamente a las personas para que participen, incluso virtualmente «haciendo un recorrido de la mesa».
9. No evite abordar problemas difíciles. Puede parecer natural esperar para discutir temas difíciles hasta que todos estén en persona, pero eso puede no ser una opción. Así que no se alejen de temas controvertidos.
10. Practiquen mientras todavía estén juntos. ¿Cómo pueden evolucionar y mejorar sus reuniones virtuales para que sean tan productivas como cuando se encuentra en persona?
Para que las reuniones virtuales funcionen, es posible que deba ajustar cómo las lleva a cabo con su equipo. Pero una pequeña inversión en preparación ahora podría tener un gran impacto cuando llegue el momento.